Munkahelyi kávé elszámolása: szabályok és adózási tudnivalók

A kávé nem csupán élénkítő ital, hanem a munkahelyi mindennapok egyik alappillére is. Egy jól működő irodában ma már szinte elképzelhetetlen, hogy ne legyen kávéfőző vagy irodai kávégép. 

Ugyanakkor, ha a cég fizeti a kávét, felmerül a kérdés: hogyan történik a munkahelyi kávé elszámolása, és milyen adózási szabályokra kell figyelni?

A válasz összetett, mert a céges kávé kezelése többféleképpen történhet: attól függ, hogy reprezentációs költségről, természetbeni juttatásról vagy eszközbeszerzésről van-e szó. Nézzük részletesen a legfontosabb tudnivalókat!

Céges kávé adózása – hogyan kezeli a NAV a juttatást?

A céges kávé adózása nem egyértelmű, mert különbséget kell tenni a felhasználás célja szerint. A NAV álláspontja alapján a kávé, tea vagy egyéb irodai ital háromféle módon jelenhet meg a könyvelésben:

• Reprezentációs költségként, ha partnereknek, vendégeknek kínálják.
  
  
• Természetbeni juttatásként, ha a munkavállalók rendszeresen fogyasztják.
  
  
• Költségként eszközbeszerzésnél, például egy új irodai kávéfőző vagy egy nagy kapacitású irodai kávégép vásárlásakor.

A kávé elszámolása tehát nem csak egyszerű könyvelési kérdés, hanem az adózási besorolás miatt a cégnek különböző kötelezettségei lehetnek.

Kávé elszámolása reprezentációs költségként

Amikor a cég üzleti megbeszélést tart, partnereket fogad vagy ügyféllel tárgyal, a felszolgált kávé a legtöbb esetben reprezentációs költség kategóriába esik. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy a kiadás könyvelhető, de adóvonzata van: a reprezentációhoz kapcsolódó költségek után a társaságnak adót kell fizetnie.

Példa: ha egy ügyféllel a tárgyalóban kávé mellett beszél meg üzleti részleteket a cég, a kávé ára reprezentációként számolható el. Fontos azonban, hogy a felhasználás célja dokumentált legyen, különben könnyen átcsúszhat a természetbeni juttatás kategóriájába.

Az irodai kávé elszámolása így vendéglátás esetén viszonylag egyszerű, de mindig érdemes számolni a plusz adóteherrel.

Természetbeni juttatás adózása és a munkahelyi kávé

Ha a cég nem csak vendégeknek, hanem a dolgozóknak is biztosítja a kávét, az már természetbeni juttatás adózása alá eshet. Ez különösen igaz akkor, ha a munkavállalók számára korlátlanul elérhető a kávé, cukor, tej vagy más hozzávaló.

Ebben az esetben a munkahelyi kávé elszámolása adó- és járulékfizetési kötelezettséget von maga után. A NAV gyakorlatában több példát találunk arra, hogy a cégeknek pótlólagos közterhet kellett fizetniük a dolgozóknak nyújtott kávé után.

Ugyanakkor van mozgástér: ha a kávét a munkáltató nem közvetlenül a dolgozóknak, hanem például közös használatú irodai konyhába szerzi be, akkor a besorolás kevésbé egyértelmű, és lehetőség van kedvezőbb adózási megoldásra.

Kávégép elszámolása: vásárlás vagy bérlés?

Az irodai kávé biztosításának nemcsak az alapanyagokra, hanem az eszközökre is ki kell terjednie. Az irodai kávéfőző beszerzése külön könyvelési kérdéseket vet fel.

• Saját kávégép vásárlása esetén a készülék bekerül a cég tárgyi eszközei közé. A kávéfőző áfa levonás azonban csak részben vagy egyáltalán nem érvényesíthető, ha a dolgozók is rendszeresen fogyasztanak belőle.
  
  
• Kávégép elszámolása bérlés esetén egyszerűbb, mert a bérleti díj költségként leírható, ugyanakkor itt is vizsgálni kell, hogy a kávé kinek a fogyasztására szolgál.
  
  

A kávégép bérlés előnye, hogy a szervizelés, karbantartás sokszor benne van a díjban, így a cégnek kevesebb adminisztrációval kell számolnia. A saját kávégép hosszú távon megtérülhet, de adózási szempontból körültekintően kell kezelni.

Összegzés

A munkahelyi kávé elszámolása tehát nem pusztán adminisztrációs feladat: attól függően, hogy a kávé kinek készül és milyen célt szolgál, eltérő szabályok vonatkoznak rá.

• Vendégeknek kínálva reprezentációs költség,
  
  
• dolgozóknak biztosítva gyakran természetbeni juttatás,
  
  
• az eszközöknél pedig mérlegelni kell, hogy a kávégép elszámolása vásárlás vagy bérlés keretében történik-e.
  
  

Az irodai kávé elszámolása, a céges kávé adózása és az irodai kávégép beszerzése egyaránt pontos könyvelést és adózási tudatosságot igényel. Megfelelő előkészítéssel azonban a kávé nemcsak a dolgozók elégedettségéhez járulhat hozzá, hanem költséghatékonyan és szabályosan is kezelhető.

‍